Comprendre une demande d’accès à l’information
Une demande d’accès à l’information permet à un citoyen d’obtenir des documents détenus par la Ville, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Il est important de distinguer une demande d’accès d’une requête citoyenne ou d’une plainte. La demande d’accès vise uniquement l’obtention de documents existants.
Comment déposer une demande ?
Toute demande d’accès à l’information doit être déposée exclusivement par l’entremise du formulaire prévu à cet effet sur le site Internet de la Ville. Ce canal officiel permet d’assurer un traitement conforme et sécurisé.
Transmission et traitement de la demande
Une fois soumise, la demande est transmise directement au service du greffe, qui est responsable du traitement des demandes d’accès à l’information. Ce processus permet d’en assurer la confidentialité, de même qu’un traitement rigoureux, conformément aux dispositions de la Loi.
Lorsque requis, certaines personnes peuvent être mandatées à l’interne par le service du greffe, notamment en cas de remplacement, afin d’assurer la continuité du traitement des demandes, tout en respectant les mêmes exigences de confidentialité.
Analyse des documents et délais
Les documents détenus par la Ville sont analysés par le service du greffe. Certains renseignements peuvent devoir être retirés (caviardés) afin de protéger les renseignements personnels ou en vertu des exceptions prévues par la Loi.
Conformément à la Loi, le responsable de l’accès doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt (20) jours suivant la date de réception de la demande, rendre une décision ou transmettre les documents accessibles.
Lorsque le traitement de la demande dans ce délai n’est pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Ville, le responsable de l’accès peut, avant l’expiration du délai initial, prolonger celui-ci d’une période n’excédant pas dix (10) jours. Le demandeur en est alors informé.
Certains documents nécessitent une demande d’accès à l’information
Certains documents, contrairement à ce que l’on pourrait croire, ne suivent pas automatiquement le dossier d’une propriété, même lorsqu’il y a un changement de propriétaire.
C’est notamment le cas :
- Des plans de construction d’une résidence ;
- Du certificat de localisation.
Bien que ces documents puissent concerner une propriété précise, ils contiennent généralement des renseignements relatifs à des tiers (professionnels, anciens propriétaires, firmes, signatures, informations techniques, etc.). À ce titre, ils ne peuvent être transmis automatiquement.
L’accès à ce type de documents doit donc faire l’objet d’une demande d’accès à l’information, laquelle sera analysée par le service du greffe conformément aux dispositions de la Loi, notamment en ce qui concerne la protection des renseignements personnels.
Cette démarche permet d’assurer un traitement équitable, rigoureux et respectueux des droits de toutes les parties concernées.
Documents accessibles sans déposer une demande d’accès à l’information
Avant de nous faire parvenir une demande d’accès à l’information, nous invitons les citoyens à consulter le site Internet de la Ville. Un nombre important de documents et de publications y sont accessibles sans qu’une demande formelle ne soit requise.
À titre d’exemples, les documents suivants peuvent être consultés directement en ligne :
- Le rôle d’évaluation
- Le budget de fonctionnement
- Les règlements municipaux
- Les grilles de spécifications
- Les politiques municipales
- Les procès-verbaux des séances du conseil municipal
La consultation de ces documents permet, dans bien des cas, d’obtenir l’information recherchée rapidement, sans délai de traitement.
À retenir
En cas de doute, nous vous invitons à consulter l’information disponible sur le site Internet de la Ville ou à communiquer avec le Bureau citoyen 450 536-0303. Notre équipe pourra vous guider afin de déterminer la démarche la plus appropriée à votre situation.
